Archiwizacja ZP

[maksymiljan22]

Czy ktoś wie jak powinne być archiwizowane dokumenty związane z zamówieniami publicznymi i kiedy należy je przekazac do archiwum zakładowego??

[Sten]

Zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt. Nie mam w domu, więc nie zerknę jaką dokumenty te mają kategorię archiwalną. Zajrzyj do Zarządzenia nr 29 DGLP z 20 listopada 1996 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt w PGL LP.
Generalnie jest zasada, że akta zakończonych spraw przekazuje się do archiwum po dwóch latach.
ps. Jak masz jakieś pytania archiwizacyjne - wal śmiało. Małe co nieco wiem w tej kwestii.

[bartek81]

Mają kategorię B5, a wg PZP wystarczy przechowywać 4 lata od zakończenia sprawy
Szczerze mówiąc ja przechowuję dłużej i dodatkowo dopiero po 3 latach przekazałem do archiwum, bo czasem się przydają (niestety). A ostatnio w pewnej nietypowej sprawie sąd chciał od nas dokumenty sprzed 8 lat. No i chyba dobrze, że je mieliśmy, bo wniosło to trochę do sprawy.

[Sten]

W przypadku kategorii B5 okres archiwizacji biegnie od następnego roku po zamknięciu sprawy, a raczej teczki, bo w roku na ogół jest więcej spraw niż jedna. Zatem jeżeli teczkę zamykamy 31 grudnia 2012 r. to wybrakować ją (zniszczyć) możemy najwcześniej na początku 2018 r. Dodam, że na zniszczenie należy mieć zgodę Archiwum Akt Nowych.
Na temat brakowania małe co nieco popełniłem tu: http://www.forum.lasypolskie.pl/viewtop ... 5&start=44

[bartek81]

Z tego, co wiem jeszcze nigdy Archiwum nie odmówiło nam zgody na zniszczenie akt (co prawda były to tylko właśnie te z kategorii B5 i B10)

[Sten]

Bo nie odmawia w przypadku kategorii B, ale formalnościom stać się musi zadość. Tak na dobrą sprawę to AAN zgodę wydaje tylko i wyłącznie na podstawie opisu z RWA, bo czego dokładnie dokumenty w teczce dotyczą - nie wiedzą.