Jako, że poproszono mnie o wskazówki, poniżej przedstawiam procedurę brakowania dokumentów niearchiwalnych (kategorie B).
Jak powinno wyglądać brakowanie dokumentów w j.o. LP?
Krótki przewodnik.
Na początek
decyzja kierownika jednostki o powołaniu Komisji do przeprowadzenia oceny dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B) wstępnie zakwalifikowanej do likwidacji.
§1. Powołuję Komisję do przeprowadzenia oceny dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) wstępnie zakwalifikowanej do likwidacji w składzie:
1. Jan Kowalski – przewodniczący
2. Jacek Nowak
3. Anna Iksińska
§2. Zadaniem Komisji jest sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisu tej dokumentacji na odpowiednich formularzach zgodnie z Instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt w PGL LP.
§3. Komisję powołuje się na czas realizacji określonego w §2 zadania.
§4. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.
Krok drugi to efekt pracy powołanej wyżej komisji:
Pan Tadeusz Zetowski
Nadleśniczy Nadleśnictwa Grzymółki, w miejscu.
W załączeniu przedstawiam do akceptacji 2 egzemplarze protokołu z prac Komisji do oceny dokumentów niearchiwalnych proponowanych do zniszczenia zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz do podpisu pismo do Archiwum Akt Nowych z prośbą o wyrażenie zgody na jej zniszczenie.
- podpis przewodniczącego Komisji.
(nadleśniczy na egzemplarzu pozostającym w aktach akceptuje ww. zapisy)
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
Komisja w składzie:
1. Jan Kowalski – przewodniczący
2. Jacek Nowak
3. Anna Iksińska
Dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w ilości 2 mb i stwierdziła, że stanowi ona niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.
- podpisy członków komisji.
Załącznik – 27 pozycji spisu.
Kolejnym dokumentem jest:
SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNIESZCZENIE.
Sporządza się go stosując następujące zapisy:
1. Numer i liczba porządkowa spisu zdawczo odbiorczego (np. 97/1,2,3 ..98/3,6…)
2. Symbol z RWA (np. 0943)
3. Tytuł teczki (np. kontrole doraźne, na poziomie n-ctwa B-5)
4. Daty skrajne (np. 2002 – 2003)
5. Liczba tomów (np. 2)
6. Uwagi.
Pismo do Dyrektora Archiwum Akt Nowych:
Dyrektor Archiwum Akt Nowych w ….
W załączeniu przesyłamy Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie – własnej, znajdującej się w Nadleśnictwie Grzymółki, oraz protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej z dnia …. Z prośbą o wyrażenie zgody na jej zniszczenie.
(podpis nadleśniczego)
Na zakończenie odpowiedź Archiwum Akt Nowych:
Przesyłam w załączeniu zgodę nr 14/2011 na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej określonej we wniosku nadesłanym przez Nadleśnictwo Grzymółki.
(podpis Dyrektora AAN)
Zgoda nr 14/2011 na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat.B) przez Nadleśnictwo Grzymółki.
Na podstawie § 5, ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) wyrażam zgodę na brakowanie dokumentacji objętej wnioskiem z dnia …, znak: … i wyszczególnionej w załączonym do wniosku w ilości 2 mb. (słownie dwóch).
(miejscowość, data) (podpis Dyrektora AAN)
Tak powinna wyglądać prawidłowa procedura brakowania dokumentów niearchiwalnych w naszych jednostkach.
Z życzeniami miłej lektury i zastosowania w praktyce
P O E Z J A , G Ł U P K U ! ! ! 
Żeby coś znaleźć trzeba przelecieć całe zarządzenie, bo Ctrl+F nie zadziała ...
